文/刘兵
地产行业经历十多年的粗放式发展后，正逐步回归理性，大部分中小型房企也致力于从管理规范化到管理精细化的提升，以从内控方面提高企业竞争力。而设计变更的管理好坏，从某方面看，也正是企业管理水平的综合体现。标杆企业或因设计管理水平高，或因实施了产品标准化，从源头上就提高了图纸质量，减少了设计变更的发生。中小型房企则面临出图质量较差、内部设计管理能力较弱，以及“三边工程”的现实难题，设计变更管理要做到控制风险同时兼顾效率， 其管理方式显然不能完全照搬标杆房企，必须结合企业自身特点制定适合的方案。
本文结合咨询案例，对设计变更的流程管控环节中存在的常见问题进行分析，并探索其解决思路。
问题1 ：项目上是否可以处理设计变更？如何与设计部门界定范围？
原则上讲，设计变更应由设计人员处理，但在实际情况中，因施工过程中发现的图纸错漏、施工困难所产生的变更需求往往占比较大，且需及时解决，否则影响下一步施工。而在项目上没有配置设计人员，设计人员又不能长期驻场的情况下，为及时解决现场问题，是否可以分担一部分技术上较容易处理的，且影响不大的设计变更交由项目部处理呢？对此，设计部门与项目部存在不同理解，双方的矛盾也集中于此：
一方面，设计部门认为，大部分施工类的设计变更，项目部最清楚现场实际情况，技术上也完全有能力自行解决，没有必要每一单都等着设计人员解决，否则必然影响效率，耗费精力。可由项目部直接联系设计单位确认变更方案，并交设计部门备案即可。如此，设计人员可腾出更多时间去提前发现问题、解决问题，或处理更重要的问题。
另一方面，项目部认为在图纸质量较差的情况下，设计师也很少来项目了解现场情况，很简单的问题也迟迟得不到处理，严重影响工程进度。而项目部对变更即使有能力处理，但在责权不明情况下，也只能交由设计部门处理。
双方的理解不同导致部门间互相报怨，如何协调双方，使得既能提高效率，又能控制风险？从技术上划清范围是最直接的方法，但要严格界定并非易事，对此，不同公司采用不同做法，现举两案例如下：
案例A：分类列举法
案例B：权威裁判法
某地产公司规定：因满足施工需要引起的设计变更，且不影响主要功能和重大效果的由项目部办理。但在实际情况中，对是否影响功能和效果，项目部与设计部门理解不一，互相推诿，致使制度形同虚设。流程优化时，在双方部门已积怨较深、缺乏配合的情况下，最终采用由公司技术权威工程总工充当“裁判”角色，以判断变更处理的主责部门，其变更处理流程如下：
1、项目部因施工单位、监理单位建议或图纸错漏、施工困难等原因，发起设计变更意向；
2、工程总工审核变更的必要性与可实施性，同时判断是否由项目部直接处理，或需转交设计部门处理；
3、若由项目部处理，则项目部负责联系设计单位确认或出具变更方案，并负责判断变更的性质与影响因素，反之则由设计部门主责处理；
4、成本部门估算变更引起的费用金额；
5、领导层依权限分级审批。
以上两种方案，在项目上未配置设计人员时，均可一定程度上解决项目部与设计部门在设计变更上的权责分工问题，虽非常规做法，但不失其可借鉴之处。同时，为便于项目部对接设计院，建议授权项目部参与审核设计单位的后期服务费付款申请。
问题2 ：变更审批环节，如何有效控制风险且能平衡效率？
案例C：关键影响因素的提示
某地产公司，出于美观考虑， 将临街商铺原设计为2.7 米高的门洞口降为2.4 米，后期交房时多位业主提出异议，认为2.4 米高门洞影响了设备安装和货物进出，要求改回原设计高度。因此，设计部门不得不再次下发变更通知，将门洞口高度改回2.7 米，全部商铺门洞口不得不被拆除改造。
上述案例体现出变更审批的环节中，因未充分考虑对其它相关因素的影响，导致审批人仅关注变更本身是否合理，从而做出了错误的决策。
一般而言，设计变更应同时考虑包括以下因素：
（1）是否影响到相关专业， 是否需同步变更？（设计部门提供信息）
（2）是否影响到规划批复，竣工验收？（报建部门提供信息）
（3）是否影响到销售承诺或交房标准？（营销部门提供信息）
（4）是否因变更部位已施工而无需变更或拆改？变更所需工期影响是否影响到项目重要一二级节点？（工程部门提供信息）
但若将上述部门均列入了审核部门，受人为处理时效影响，必然导致整个审批时间过长。对此可优化为：在进行变更审核流程设置时，相关部门采取并行审核，或由主责人员先行主动联系相关部门，了解影响因素后，再做审核。优化后变更影响因素的审核环节示例如下：
这种方式既考虑到变更对其他部门的影响，又通过有效传达兼顾了效率，保证了整个审批时限的要求。只有充分考虑上述相关信息，并如实提供领导决策，才能降低风险。
案例D：成本影响因素的提示
某地产公司的调研诊断过程中发现，设计变更的成本审批栏仅仅填写一个估算金额，即继续流转，进一步调研发现，估算金额仅依据于变更单的图纸或做法描述，并未包含因变更而有可能引起的拆改。成本人员对此的解释为变更引起的拆改属签证内容，且事前也不易估算准确。
事实上，变更审批环节中，成本的影响是领导重点关注的决策依据之一。要做出有效的审批，设计变更的成本信息栏就应如实反映所有可能造成的成本变化。因此，成本的估算金额除包括设计变更本身费用外，还应包括因此变更引起的所有拆改费用；同时，设计变更引起的成本变动，既可能增加，也可能减少，应如实反映；综合上述因素，变更审批单的成本审核部分可设计如下：
问题3 ：是否仅需《设计变更单》即可做为变更结算的依据？
案例E：设计变更确认单的意义
某地产公司对设计变更结算的处理方式为：变更实施完成后， 由设计变更引起的拆改以签证形式当期结算，而《设计变更通知单》因执行合同价，当期可不予结算，留待竣工结算时一并结算。后工程审计时发现，某些《变更通知单》施工单位并未完全执行，或实际工程量小于《设计变更单》约定的范围，而施工单位故意按原《设计变更通知单》中的约定做法和工程量结算。
为防范以上现象，可规定变更实施完成后，由施工方、监理方、甲方工程师、甲方成本人员及时对变更工程验收，共同签署《设计变更确认单》，明确实际施工与《设计变更通知单》的内容是否一致，若有调整，应明确实际做法及实际工程量。《设计变更确认单》与《设计变更通知单》则共同作为结算依据。
结语
以上案例所列举的是设计变更管理过程中较重要的几个问题，本文所列举的解决方案，均是从流程上建立了严格的设计变更管理制度。短时间似乎降低了效率，但实际上可以减少很多不必要的签证，更重要的是，可以减少和杜绝由于变更随意所造成的产品品质变化与交付标准不统一的重大风险。因此，从流程管控上加强对设计变更的管理是非常有必要的，同时，企业一定要针对性的制定适合企业自身特点的设计变更管理制度。